Pedro Miguel Ruiz, Vicerrector de estrategia y Universidad digital UMU, participó el miércoles 19 de febrero en la Jornada sobre «La Inteligencia Artificial en las universidades» dirigida a los equipos de gobierno de las universidades españolas y sus responsables de tecnología que se celebró en Torre Juana OST.

Pedro M. centró su conferencia en el ámbito de la estrategia de la transformación digital de la universidad y en el papel que la Inteligencia Artificial ocupa dentro de esa estrategia en la educación superior.

Resumen de la sesión:

Estamos en una época de cambios disruptivos, las tecnologías nos están impactando como sociedad y estamos ante una nueva realidad que nos está afectando de muchas formas, hay una nueva realidad que tiene un impacto social muy grande. Ese impacto también afecta a muchos de los pilares básicos de la educación superior y está haciendo que nos replanteemos muchas de las cosas que hacemos y cómo las hacemos.

Las tendencias nos dicen que el modelo actual de universidad tal y como lo conocemos tiene que cambiar y vamos a tener que replantearnos nuestro modelo de negocio. Se habla por ejemplo de aprendizaje a lo largo de la vida, de recualificación de profesionales que con la llegada de estas nuevas tecnologías van a tener que volver a formarse para poder tener acceso de nuevo al mercado laboral, este cambio puede significar que para el año 2030 podríamos tener más estudiantes de profesionales buscando esa re-cualificación que estudiantes de grado de 18 años que vienen a conseguir su primera titulación.

En este sentido la tecnología puede aportar mucho valor porque su implementación nos puede permitir un balance en escalabilidad sin pérdida de calidad y sin incremento de costes. Muchas de las labores que realizamos actualmente en la universidad se pueden automatizar y la tecnología nos puede ayudar mucho en ese sentido, la IA puede ayudarnos a ser más productivos.

Ante este escenario claramente tecnológico a la universidad sólo le queda plantearse qué puede hacer para abordar esa transformación digital para poder conseguir una ventaja competitiva. Es además en muchos casos una cuestión de supervivencia porque si no lo hacemos, muchas de las demandas que hay ahora mismo en educación superior las van a empezar a cubrir otra serie de organizaciones, y esto es algo que ya está sucediendo, y es lo que se está llamando educación superior en la sombra.

Ya hay todo un conglomerado de empresas que se dedican ahora mismo a la educación superior, algunas de ellas, y esto es muy típico además en transformación digital, de otros sectores que no tienen nada que ver con la educación superior y que están empezando a entrar a este sector, del mismo modo que las grandes tecnológicas empiezan a entrar en la banca. Existe por ejemplo Capital One University, un banco americano que ha decidido montar una universidad y también se está empezando a hablar mucho de Amazon University y seguramente aparecerán otras en breve.

Ante este escenario y en el caso particular de la UMU teníamos claro qué había que pensar bien las líneas y objetivos estratégicos que queríamos acometer en nuestro proceso de transformación digital. Las tecnologías en este caso nos pueden ayudar en 3 ámbitos distintos:

  • ser líderes de producto
  • conseguir una excelencia operacional, reducir costes y ser más eficientes
  • mejorar el servicio que prestamos a los usuarios

El gran fallo estratégico muchas veces de las instituciones es que entiende que estrategia es marcar algo muy general y eso luego no se concreta y no avanza, esto era algo que tenía claro en nuestra estrategia digital, no podíamos avanzar si no sabíamos cuál era nuestra eje. No vale queremos ser buenos en todo, por supuesto que queremos serlo, nos gusta llamarnos universidades pero somos multiversidades, queremos hacerlo todo, queremos ser los más avanzados y reinventar la educación superior, queremos tener unos costes mínimos y al mismo tiempo queremos ofrecer un servicio excelente y todo no se puede hacer.

Nosotros teníamos muy claro que no queríamos ser una universidad low cost, porque ahora mismo existen modelos low cost, podríamos subcontratar docencia a Coursera, reconocer los créditos y empezar a montar titulaciones a costes ridículos, pero no queríamos ser eso.

Teníamos claro también por nuestro contexto que en aquellas áreas dónde somos fuertes queremos ser líderes, y que tenemos que esforzarnos mucho y utilizar las nuevas tecnologías para ofrecer un mejor servicio que la competencia e intentar ofrecer una experiencia de usuario mejorada. Y ahí es donde se centra todo lo que tiene que ver con transformación digital en la UMU. Tenemos claro cómo institución dónde queremos ir y para ello tenemos el marco de referencia para separar aquello que entendemos que son procesos básicos, que como tal no nos ayudan a ir en la dirección que queremos, aunque sean necesarios, cómo por ejemplo la tramitación de facturas, podríamos buscar un software de tramitación de facturas pero sinceramente no nos hace mejor universidad, la experiencia del usuario va a ser la misma, el estudiante no va a notar la mejoría.

Nosotros queremos centrarnos en lo diferenciador y ahí es donde tienen que estar la mayoría de recursos y es donde tiene que girar la estrategia.

El gran problema de la transformación digital no es solamente la tecnología, la tecnología es una de las patas, también hay que gestionar cuál va a ser ese nuevo modelo de negocio al que de alguna forma queremos orientarnos y por supuesto hay que tener en cuenta el cambio cultural, que es lo que directamente puede hacer frenar el proceso dentro de la institución, ese gran elefante que es la institución, hay que hacer una buena gestión del cambio y normalmente la gestión del cambio se basa en 3 principios fundamentales que son: comunicación, comunicación y comunicación. Es imprescindible poner a todo el mundo en la misma sintonía. Si no hay realmente una comunicación clara de hacia dónde vamos y todos tenemos un objetivo común de esa visión común cada uno puede pensar que vamos hacia un objetivo distinto y en la práctica no conseguimos realmente ningún avance.

Nuestra idea de comunicación de la gestión del cambio pasa fundamentalmente por eliminar las incertidumbres de futuro, toda persona, todo estudiante, todo profesor, todo el personal de administración y servicios de la Universidad de Murcia tiene que conocer exactamente cuál es nuestra visión de la universidad digital y tiene que saber hacia dónde vamos, porque cuándo alguien no sabe hacia dónde va lo único que genera es resistencia al cambio.

En nuestro caso la comunicación va unida a marcar claramente el hecho de eliminar la incertidumbre de cara al futuro, para todos los integrantes de la entidad, es lo que llamamos nuestra planificación estratégica y tenemos que hacerla de forma muy ágil, porque esto cambia muy rápidamente, nuestra estrategia digital se aprobó en julio del 2019 y desde entonces ya ha habido cambios sustanciales, cómo por ejemplo la expedición de certificados digitales basados en un uso de la tecnología Blockchain definido por un grupo de Trabajo de Crue–TIC y que será la base de la utilización de esta tecnología emergente en las universidades españolas. Todo el tema que nosotros teníamos de expedición de certificados digitales nos lo ha cambiado, por ello hay que ser muy ágil en ir adaptando la estrategia frecuentemente.

Piensas a largo plaza pero vas revaluando muy frecuentemente, nosotros revaluamos cada 6 meses, lo que hemos creado ha sido toda una serie de planes desde más largo plazo a más corto plazo que en todo momento nos ayudan a situarnos y ver dónde estamos, y la gente puede ver no solamente hacia dónde vamos sino que efectivamente estamos avanzando, porque esta es otra cuestión, si la gente no ve avances directamente dejan de empujar.

No hay que confundir estrategia digital con plan de transformación digital, que lo que define son puramente objetivos, no dice cómo se van a conseguir los objetivos y se basa fundamentalmente en definir hacia dónde queremos ir. De la estrategia surge el plan específico de transformación digital que es el que define las iniciativas que vamos a poner en marcha a 5 años vista para utilizar la tecnología de tal forma que consigamos estos objetivos de la estrategia digital. Además de este plan se derivan los planes operativos, más específicos y a 2 años y que sirven de hoja de ruta para marcar las cosas que vamos a hacer en estos dos próximos años y en los que hay que concretar mucho más.

Personalización, mejora de la inmediatez, es lo que demandan nuestros jóvenes, lo que demanda la nueva sociedad y lo que busca nuestra estrategia es poner en marcha los cinco pilares básicos que tiene que ver con orientarnos a los usuarios, buscar alianzas, porque cuando hablamos de educación personalizada no podemos pensar que podemos ser competitivos comparado con todo lo que pasa en el resto del mundo. La clave pasa por sabe elegir esas alianzas que te pueden ayudar a ir en esa dirección, y la parte sobre todo de innovación, tenemos que innovar de forma ágil y esto a veces cuesta pero tenemos que hacerlo porque lo que esperan los usuarios de nosotros, esa propuesta de valor cambia con el tiempo, incluso aún estando muy bien posicionado siempre estamos en riesgo de quedar fuera del mercado. Es muy importante el ir adaptando en todo momento esa propuesta de valor, lo que tu puedes ofrecer a las demandas que detectas en tu universidad.

Nuestra estrategia se resume en 25 objetivos que tienen la particularidad de que son objetivos que pueden aplicarse a cualquier área de la universidad, si llevamos estos objetivos a educación, podemos pensar cómo mejorar la experiencia de usuario, hacer que los materiales sean accesibles en todo el lugar, o incluso cómo personalizar la relación con el estudiante. Del mismo modo si me lo llevo a transferencia tecnológica, podemos buscar iniciativas que me lleven a mejorar la experiencia de usuario, que en este caso serían las empresas, que los servicios sean accesibles en todo momento y lugar etc.

Pero qué sucede cuándo quieres llevar esto a la práctica, porque muchas veces dependen de una serie de tecnologías que se encuentran en procesos emergentes, de ahí también esa apuesta clara por la innovación y por decidir lanzarnos y hacer pequeñas pruebas, a pequeña escala, pruebas piloto que después iremos extendiendo si funcionan.

El papel de la IA en la educación superior es casi indiscutible, según el cuadrante de GANT del último año, de todas las tecnología que más impactan en la educación superior, un 35 o 40% en el fondo están relacionadas con la IA, personalización, evaluación automática, smart campus, analítica de aspectos sociales, gestión de los datos…

Nosotros hicimos el pequeño ejercicio de ver por cada línea de actuación cuántas de las iniciativa que había, tenían o requerían de IA y nos sorprendió por ejemplo el hecho de que en educación por ejemplo 9 de las 12 iniciativas que se plantean requieren de IA, evaluación basada en competencias, evaluación automática, corrección automática de exámenes…si de verdad queremos dar respuesta a las necesidades de los estudiantes tenemos que estar ahí. Casi un 40% de todas las iniciativas estratégicas propuestas a 5 años de la UMU van a requerir de IA. Con estos datos es evidente que no podemos ser los mejores en todo y tenemos que buscar alianzas que nos ayuden a avanzar en esa línea y en muchos casos compartir con otras universidades la necesidad.

Nuestro ejemplo más conocido de lo que para nosotros fue el primer paso cuando nos lanzamos con el tema de ir probando, ir innovando, ir haciendo esos ejercicios o proyectos de fallar rápido fue el chatbot de la UMU, Lola un asistente virtual de acceso a la universidad.

La idea era hacer un proyecto muy innovador, en muy poco tiempo, fallar muy rápido y aprender del error para ir mejorando pero la verdad es que no hubo ese error, funcionó bastante bien y ha sido un factor muy importante en el hecho de que nuestro plan de transformación digital haya tanto impacto de IA, ya que nuestra primera experiencia ha resultado bastante positiva y gracias a este proyecto del chatbot la gente es más receptiva a los cambios porque ya hay una experiencia de éxito.

La experiencia del chatbot ha funcionado bastante bien y nos ha permitido aprender mucho de ese proceso, el punto fuerte del chatbot no es sólo el servicio que pueda prestar, el 24/7 o la atención personalizada, sino la información que puedes obtener de todas esas interacciones.

La clave ahora mismo y dónde tenemos trabajo de futuro es en analizar todo ese data de las interacciones para detectar cosas que no hacemos bien o que podemos mejorar…. Los datos del chatbot nos ayudaron mucho a conocer nuestro proceso de matrícula, ahora sabemos cuáles son los hitos y lo que más preocupa al estudiante y podemos planificar mejor nuestro nuevo proceso de cara al siguiente proceso de matriculación. Todo esto nos da una tranquilidad que sinceramente antes no teníamos porque no conocíamos tan en detalle ese proceso.

En general nos ha funcionado muy bien, con tasas de acierto bastante buenas, con un uso bastante generalizado por parte de los estudiantes, que además lo ven como algo positivo, hay además muchas interacciones en horario intempestivo y esta es sólo una base sobre la que estamos construyendo una serie de cosas, por lo que respecta al chatbot estamos extendiendo funcionalidades. Si pensamos en todos esos proyectos de IA que van a tener que formar parte de alguna forma de nuestra hoja de ruta, como por ejemplo portales inteligentes como la personalización, la tramitación por voz, tenemos un gran proyecto ahora mismo de smart campus en el que vamos a invertir para los próximos 3 años más de 5 millones de euros y con el que queremos generar toda esa base que permita generar la información de personalización a través del data.

En las universidades solemos pensar que tenemos muchos datos pero la realidad es que no conocemos a nuestros estudiantes, sólo sabemos sus datos personales, asignaturas y calificaciones y para mejora nuestro servicio necesitamos conocerlos más y montar la infraestructura que nos permita hacerlo.

La IA es una tecnología fundamental y su papel en la transformación de la universidad digital es indiscutible, cuándo reflexionamos sobre dónde queremos estar, cómo queremos posicionarnos y dónde queremos estar para ser competitivos y analizamos realmente lo que la institución tiene que hacer para ser fuerte aparece la necesidad de la IA, por ello me tranquiliza pensar que tenemos un futuro a 5 años dónde no vamos a estar utilizando tecnología por utilizarla sino que vamos a estar utilizándola para hacer una universidad más competitiva.

https://ost.torrejuana.es/jornada-la-inteligencia-artificial-en-las-universidades/