Las Administraciones Públicas demandan por su entidad cuantitativa y temática metodologías y desarrollos que permitan abarcar toda su complejidad ¿cómo se acomete la asistencia que necesitan funcionarios relacionados con las diferentes áreas departamentales? ¿Cómo organizar unas respuestas actualizadas y sujetas al marco legal que corresponda? ¿Cómo responder a los procedimientos y protocolos que rigen para llevar a cabo la normal actividad?
La empresa Alfatec – a través de everis- encargó a 1MillionBot un prototipo de chatbot que sirviera para identificar las metodologías y necesidades de la Administración Autonómica. El prototipo -todavía no presentado públicamente- está referido a la Conselleria de Justicia, Interior y Administración Pública y ha comportado un trabajo intensivo de unos cuatro meses a efectos de hacer operativo un instrumento que permita a las administraciones publicas dimensionar un futuro proyecto ambicioso de digitalización de toda la administración a través de los asistentes virtuales inteligentes.
Jaume entrenado para servir a ‘faqs’ generales de funcionarios
Estas faqs se corresponden a temas como: correo corporativo, atención al puesto de trabajo, telefonía fija y móvil, firmas y certificados digitales, Cursos de e-formación, entre otros temas. La respuestas a estos temas surgen de normativas, procedimientos e instrucciones que deben actualizarse de forma permanente.
La idea del diseño del prototipo pretende identificar la metodología / tecnología que de respuestas útiles a los empleados públicos. Si un funcionario de la Generalitat Valenciana tiene dudas sobre, por ejemplo, cómo manejar el nuevo equipo de impresión que han instalado en su edificio o asuntos derivados de la propia regulación laboral (días de permiso, premisos especiales, etc.). Para generar la metodología se han diseñado un data con un corpus suficientemente representativo (unas 500 cuestiones) eligiendo algunos de los campos en los que las respuestas son más precisas:
- Soporte TIC – Temas generales como correo corporativo, certificados electrónicos, telefonía, atención al puesto de trabajo. También cuestiones sobre cursos en línea (e-formación) y portafirmas electrónico, pero en general no se incluyen preguntas sobre aplicaciones concretas.
- Patrimonio de la Ciudad Administrativa 9 D’Octubre (CA9O) – Cuestiones relativas a aparcamientos, reserva de salas, qué hacer en caso de accidente o necesidad de evacuación, climatización, manejo de terminales telefónicas, etc. En este punto es importante señalar que en el desarrollo futuro del Jaume se contempla el ampliar este ámbito a otros complejos e instituciones, no sólo al CA9O.
- Personal – Jaume es capaz de responder a preguntas sobre permisos, vacaciones y licencias.
- Asuntos generales – Acceso y problemas con el sistema de impresión, mobiliario adaptado, telefonía fija y móvil, necesidad de material fungible, entre otras cuestiones. (editado)
Al ser un prototipo, Jaume no alcanzará niveles de efectividad necesarios hasta que los propios funcionarios «entrenen» e interactúen con él masivamente, formulando de infinitas formas las preguntas con el lenguaje natural.
La resolución de este prototipo permite identificar las necesidades operativas que exigen una digitalización más general de la Administración Pública.
Según los responsables de 1MB; Jaume, aunque un prototipo, no obstante será un chatbot útil para la Conselleria de Justicia, Interior y Administración Pública valenciana y una vez entrenado esperamos que pueda ser parte del equipo de atención al personal funcionarial. Al mismo tiempo servirá para ponderar las necesidades más generales del servicio.
La iniciativa ayudará a identificar las necesidades reales y quizás a dimensionar la escala de un servicio más ambicioso.